7 Советов по успешному использованию систем
управления бизнес-процессами
Дать возможность служащим работать более эффективно
— значит вести бизнес с умом. Компьютеры на столах служащих, позволяющие
пользоваться электронной почтой, обрабатывать тексты и работать с электронными
таблицами значительно повысили эффективность работы. И все же многие
служащие до сих пор выполняют работу вручную — сражаются с бумажными
документами, высылают на одобрение трудно поддающиеся компьютерной обработке
приложения к электронным письмам, принимают неразборчивые факсы и перепечатывают
наиболее важные корпоративные документы. Очевидно, что такая ситуация
требует корректировки.
Если вы уже пытались использовать имеющиеся у вас системы
ERP, CRM или систему управления документооборотом для обработки интерфейсной
части ваших бизнес-процессов, полагаем, что данный материал будет для
вас полезен. Вот семь советов, которые могут вам пригодиться, если вы
решили автоматизировать ваши бизнес-процессы.
Совет № 1. Оптимизируйте работу существующих
систем (не изобретайте велосипед)
Не тратьте слишком много усилий, чтобы заставить вашу
систему работать эффективнее. В противном случае вы так и не добьетесь
никаких результатов. Это кажется очевидным, но некоторые технологии
настолько сложны, что их установка и внедрение в бизнес-процесс занимают
многие месяцы и годы. Выберете программное обеспечение, оптимизирующее
работу уже имеющейся у вас IT-инфраструктуры, и вы снизите общие затраты.
Совет № 2. Цените существующие бизнес-процессы
Чтобы минимизировать затраты на обучение служащих и
поддержку программного обеспечения, желательно, чтобы онлайновый пользовательский
опыт совпадал с оригинальным. Большинство бизнес-процессов включают
сбор информации по форме. Если он-лайновая версия формы совпадает с
офф-лайновой версией (в Word, Excel, на бумаге и т.п.), служащие уже
будут знать, как ей пользоваться. Через какое-то время ваши бизнес-процессы
разовьются, и будут удовлетворять уникальными потребностями вашей компании.
Сохраните существующие формы, когда будете делать онлайновую версию.
Совет № 3. Внедряйте новые процессы быстро
Создание онлайновой версии процесса не должно быть
глобальным программным проектом. Как только вы установите правила бизнеса,
бизнес-аналитик (не программист) должен суметь создать, внедрить и поддерживать
этот процесс практически без помощи отдела IT. С другой стороны, если
для каждого процесса потребуется большая работа по кодировке (HTML,
Java, CGI, C++ и т.д.), то вы вряд ли добьетесь многого в плане получения
онлайновых и операционных процессов. А когда вы, наконец, завершите
эту работу, вполне возможно, что требования и правила бизнеса уже изменятся!
Совет № 4. Исключите ошибки заранее
Неправильно заполненные формы приводят к потере времени,
когда их возвращают автору на переработку. Добавьте в онлайновую форму
интеллект, чтобы обеспечить проверку достоверности данных на стадии
ввода. По возможности выполняйте все подсчеты автоматически. Сделайте
обязательные для заполнения поля и не разрешайте начинать (или продолжать)
процесс, пока форма не будет заполнена. Если некоторые части формы содержат
условия, не отображайте их без требования. Используйте онлайновую поддержку,
чтобы избежать путаницы, а также расширенную поддержку. Создатель бизнес-процесса
знает типичные ошибки, которые могут возникнуть — поэтому усовершенствуйте
форму и бизнес-процесс, чтобы заранее обеспечить меньшее количество
ошибок.
Совет № 5. Отслеживайте процессы и не позволяйте
им останавливаться
Сделать онлайновые версии форм недостаточно. Если вы
отсылаете формы на сервер или прикрепляете формы PDF к электронным сообщениям,
но не можете проследить их путь, вы не управляете процессом. Вы должны
уметь отлеживать все процессы, которые вы запустили или в которых участвуете,
и точно знать их местонахождение в процессе подтверждения. Также ваша
система должна высылать автоматические напоминания, если процесс начинает
"тормозить". Если ваша система не сможет этого делать, вы
можете с таким же успехом использовать бумагу.
Совет № 6. Не набивайте данные вручную, будьте
практичны
Информация, полученная от онлайнового процесса, должна
помещаться на сервер баз данных без ручного набора. Опять-таки, это
кажется очевидным, но типичная ошибка состоит в том, чтобы требовать
этой взаимосвязанности с самого начала. Установка этих связей может
оказаться сложным процессом, занимающим много времени, и даже не всегда
нужным для конкретного процесса. Будьте практичны — осознайте, что экономия
времени и повышение эффективности будут оценены тысячами служащих, работающих
с онлайновым управляемым процессом, даже если нескольким служащим на
сервере, возможно, придется потрудиться над обработкой данных, чтобы
получить наиболее приемлемый результат.
Совет № 7. Непрерывно отслеживайте и исправляйте
Тщательно следите за пользованием системой, и вы узнаете
многое о своем бизнесе. На макро-уровне проследите, сколько процессов
каждого типа запускаются, закрываются и отменяются. Если вы обнаружите,
что многие формы в том или ином процессе отменяются, возможно, вам следует
отладить процесс. В каждом процессе замеряйте время, требующееся для
получения подтверждения об успешном окончании процесса. Отыскивайте
и исправляйте "тонкие места". Подумайте над тем, чтобы отыскивать
в индивидуальных процессах информацию, важную для управления вашим бизнесом
— о расходах, дебиторских счетах, новых служащих и т.д.
Источник: Managenement Magazine
Все статьи
